Come utilizzare le classi in QuickBooks per organizzazioni non profit

La funzione Class è una delle meno utilizzate di tutte le funzionalità di QuickBooks. La funzione Classe viene utilizzata in molti modi per tenere traccia di transazioni, acquisti o vendite assegnando un'altra designazione identificativa alla transazione. Alcune aziende utilizzano classi per identificare la posizione della transazione se ha più di una posizione. Altri utilizzano le classi per identificare l'area di attività in cui si verifica la transazione. Ad esempio, una società di ristorazione/ristorazione potrebbe voler assegnare classi per designare separatamente il reddito generato dal ristorante e dalla ristorazione in modo da poter generare un conto economico per ciascuna sezione della propria attività.

Usa la funzione di classe per tenere traccia dei programmi

Passo 1

Crea una nuova classe per ogni programma che genera donazioni per l'organizzazione non profit. Fare clic sul pulsante "Elenchi" nella barra dei menu in alto. Questo aprirà l'elenco delle classi. Fare clic sul pulsante "Classe" in basso a sinistra e quindi sul pulsante "Nuovo". Molte istituzioni senza scopo di lucro hanno più programmi che generano sia entrate (donazioni) che spese. Le chiese, per esempio, avranno programmi di evangelizzazione, giovani e missioni. La creazione di una classe per ciascuno di questi ti consentirà di tenere traccia di tutte le donazioni o regali designati a ciascun programma e di tenere traccia delle spese relative a ciascun programma.

Passo 2

Designare ogni transazione alla classe particolare a cui è correlata. Per le donazioni, la classe va inserita nel modulo Donazione nella quarta colonna da sinistra. Per le spese, la classe viene inserita nella scheda Spese e nell'ultima colonna della schermata Scrivi assegni. Ad esempio, un membro della chiesa dona 300 dollari alle missioni della chiesa. Il programma per i giovani acquista un curriculum della scuola biblica per le vacanze da $ 300. La designazione di $ 300 per le missioni è registrata sul modulo di donazione. I fondi designati non possono essere utilizzati per un programma diverso da quello per il quale sono stati designati. L'utilizzo di queste designazioni manterrà queste transazioni separate come richiesto dalla legge per le società senza scopo di lucro.

Crea elementi di sottoclasse per più programmi in una classe. Ad esempio, il programma di missioni più ampio può avere diversi missionari supportati. Nella classe principale, Missioni, crea una sottoclasse per ogni singolo missionario. Questo viene fatto nello stesso modo in cui hai creato la classe per cominciare. Quando si aggiunge una nuova classe nella finestra Elenco classi, selezionare una piccola casella per indicare se si tratta di una sottoclasse. Ciò consentirà di dare un'occhiata ai totali dati alle missioni, con la possibilità di mantenere separate le donazioni di ciascun missionario.

Usa la funzione di classe per tenere traccia delle posizioni

Passo 1

Crea una classe per ogni sede separata di un'organizzazione più grande, ad esempio un'organizzazione che gestisce più sedi per negozi dell'usato, mense per i poveri e assistenza all'infanzia per i poveri. Ai fini della dichiarazione dei redditi, sarà necessario tenere traccia accurata di ogni località. Per un'organizzazione con quattro sedi di negozi dell'usato, le classi possono essere separate da una designazione di una parola che le distingue dalle altre (ad esempio, North, West, Uptown e Downtown).

Passo 2

Assegna tutte le spese alla posizione corretta. Affitto, buste paga e utenze sono esempi di tutte le spese che ogni sede può sostenere. Se ogni posizione è lo stesso tipo di posizione (come un negozio dell'usato), le spese sarebbero abbastanza simili da avere un file aziendale QuickBooks e utilizzare semplicemente la funzione Classe per distinguerle.

Assegna tutte le donazioni o le entrate alla posizione corretta. Nel caso di una chiesa, le donazioni che arrivano non sono in cambio di un bene o di un servizio, come accadrebbe in un negozio dell'usato. Sebbene sia un'organizzazione senza scopo di lucro, un negozio dell'usato può considerare i soldi dati per i beni usati come entrate. Queste informazioni possono consentire all'organizzazione di prendere una decisione appropriata se le spese iniziano a superare i ricavi o le donazioni.