Cose da dire sulla tua casella vocale

I chiamanti possono lasciare messaggi sulla segreteria telefonica per una serie di motivi. Alcuni dei messaggi possono essere promemoria amichevoli di importanti informazioni e contatti aziendali. Le cose che dici nel tuo messaggio vocale, che si tratti di un messaggio vocale personale o di un messaggio vocale aziendale, avranno un ruolo importante nel tipo di informazioni che riceverai dai chiamanti. Ci sono alcune informazioni di base che dovresti sempre includere nella tua casella vocale.

Messaggio in uscita

La prima cosa da fare quando si lascia un messaggio in uscita è identificare il proprio nome, organizzazione e numero di telefono. La seconda cosa che dovresti fare è rivolgerti alla tua disponibilità. Ad esempio, potresti voler dire che non sei disponibile e indicare l'ora e il giorno in cui tornerai. Infine, specifica il tipo di informazioni che desideri restituire alla segreteria telefonica, come nome, azienda, numero ed eventualmente un messaggio. Un tipico messaggio vocale in uscita potrebbe suonare così: "Sono Bob Smith di Sampson, Inc. al 555-555-5555. Non sarò disponibile fino alle 4 di oggi, ma per favore lascia il tuo nome, azienda e numero e ti richiamerò prontamente. Grazie." Ricorda di essere breve e di dare istruzioni chiare e concise al chiamante.

Evita i problemi

I chiamanti a volte possono chiamare numeri sbagliati. Non indicando il tuo nome, organizzazione e numero di telefono nel messaggio in uscita, spesso puoi ricevere messaggi non destinati a te. Dichiarando queste informazioni, ti assicuri che il chiamante sappia di aver raggiunto la persona giusta o di aver composto il numero corretto. Puoi o meno incoraggiare il chiamante a lasciare un messaggio. Se non li incoraggi a lasciare un messaggio, sarà difficile per te giudicare l'importanza della telefonata. Se si ricevono numerosi messaggi di posta vocale, tali messaggi sono importanti per determinare quali telefonate restituire prontamente e come prepararsi per la telefonata di ritorno. Se incoraggi i messaggi, dovresti chiedere al chiamante di essere breve o di riassumere il messaggio. I messaggi vocali con spiegazioni lunghe dei messaggi possono diventare ingombranti o non essere necessari, sprecando così il tuo tempo.

Aggiungi e-mail, social media

Poiché vengono condivise così tante informazioni attraverso i social media, dovresti probabilmente considerare di aggiungere le informazioni di contatto online al tuo messaggio in uscita. La sfida nel lasciare i contatti sui social media è far capire al chiamante dove lasciarlo. Potrebbe essere necessario scrivere il tuo nome e non dare per scontato che il chiamante lo sappia. Se desideri che un chiamante lasci un messaggio al tuo indirizzo e-mail, puoi dire "Puoi lasciarmi un indirizzo e-mail a Bob Smith at Sampson dot com" o "Puoi lasciare un messaggio a bobsmith a sampson punto com.” Usa il tuo miglior giudizio, ma scrivendo il tuo nome e il nome della tua azienda dà al chiamante la possibilità migliore per ottenere le informazioni corrette. Non è una buona idea menzionare gli indirizzi URL, come Facebook o Twitter, perché possono creare confusione. Se ritieni che questi siano i posti migliori per lasciarti messaggi, dì sul tuo messaggio in uscita: "Puoi anche lasciarmi un messaggio sulla mia pagina Facebook".