Come utilizzare Excel per il controllo?

Excel ha molte funzioni utili per i revisori. La capacità di inserire i dati in un foglio di calcolo ed eseguire diversi test e analisi rende Excel un potente strumento di controllo. È semplice da usare e prontamente disponibile per la maggior parte dei revisori. Excel può eseguire molti tipi di test analitici tra cui: legge di Benford, analisi orizzontale e verticale, analisi del rapporto, analisi di regressione, statistica, stratificazione e invecchiamento. Può anche eseguire molti tipi di analisi dei dati, tra cui: accodare e unire, tabella incrociata e pivot, rilevare duplicati e lacune, estrarre e filtrare, unire e correlare, campionare, ordinare, riepilogare e subtotale (riferimento n. 1).

Passo 1

Ottenere prima i dati dall'ente sottoposto a revisione. Ciò può comportare semplicemente l'accesso al sistema di contabilità o può comportare il download di dati per il test. Ogni audit prevede l'esecuzione di test sulle transazioni contabili. Sebbene Excel sia limitato a 65.536 righe, i set di dati possono spesso essere riepilogati fino a una "dimensione del foglio di calcolo", consentendo di utilizzare Excel per scopi di analisi (riferimento n. 1). Un buon esempio di ciò è l'analisi del rapporto dei rendiconti finanziari.

Passo 2

Creare campioni statistici dai dati. Il campionamento consente di eseguire test su gruppi di dati rappresentativi della popolazione di dati. Ad esempio, è possibile selezionare un campione di fatture pagate da testare che rappresenti l'intera popolazione delle fatture pagate. Se ci sono problemi con il campione, questa è un'indicazione di problemi con l'intera popolazione ed è possibile espandere i test secondo necessità.

Passaggio 3

Esporta il tuo campione in un foglio di calcolo Excel. In Excel puoi eseguire una serie di test sul tuo campione e impostare modelli da utilizzare su altri audit simili. Una volta impostati i modelli, è facile riutilizzare gli stessi modelli con nuovi dati, non è necessario reinventare la ruota ogni volta.

Passaggio 4

Esegui i test sui tuoi dati di esempio. Esistono due tipi di test del software di audit, quelli di natura analitica e quelli incentrati sull'applicazione dell'analisi ai dati dettagliati effettivi. I test analitici sono valutazioni delle relazioni tra diverse componenti di dati finanziari e non finanziari per valutare se i saldi dei conti sembrano ragionevoli, ad esempio l'analisi del rapporto. Il test delle transazioni è un esempio di analisi dettagliata dei dati. I risultati dei test analitici e dettagliati possono essere registrati nei fogli di calcolo Excel con i dati a cui si applica.

Traccia conclusioni dai tuoi test e analisi e fai riferimento ai tuoi fogli di calcolo Excel come documentazione. Laddove vengono identificati problemi o risultati, fare riferimento ai dati sui fogli di calcolo Excel a copie dei dettagli che documentano i problemi oi risultati. I fogli di calcolo Excel possono essere utilizzati come fogli guida per organizzare i tuoi documenti di lavoro con i dettagli di supporto allineati dietro ogni foglio di calcolo.