Come formattare per un fax
Nessun formato di fax impostato si adatta ad ogni situazione. Tuttavia, seguire alcune linee guida generali aiuterà il destinatario del fax a individuare rapidamente le informazioni sul fax. Queste linee guida garantiranno inoltre che il destinatario non avrà problemi quando il fax arriva e che eviterai problemi durante l'invio.
Mantieni il tuo fax lungo meno di 10-12 pagine. Molti fax di piccoli uffici non sono in grado di gestire troppe pagine contemporaneamente. I fax di grandi dimensioni bloccano anche le linee telefoniche condivise con i fax. Suddividi il tuo fax in più lotti se devi inviare più di 10-12 pagine. Dì al destinatario di aspettarsi più di un fax da te.
Regola i margini della pagina o la dimensione del carattere per aiutarti a ottenere meno pagine. Tuttavia, ricorda che le dimensioni dei caratteri più piccole potrebbero non essere troppo facili da leggere e che i margini ridotti possono sembrare poco professionali, come su un curriculum. Usa almeno un carattere di 11 punti.
Scrivi fax in formato lettera commerciale quando possibile. I margini dovrebbero essere di un pollice sui lati sinistro e destro e di un pollice e mezzo in alto e in basso, se possibile. Spazio singolo alla tua lettera, doppia spaziatura tra i paragrafi. Includere una data nella parte superiore e blocchi di indirizzi per mittente e destinatario prima del saluto. Il blocco dell'indirizzo del mittente va per primo.
Includere una copertina con il fax. La copertina non deve seguire un determinato formato di layout, ma dovrebbe includere le informazioni di contatto del mittente e del destinatario, quante pagine contiene il fax e una riga dell'oggetto che indichi di cosa tratta il fax. Aggiungi anche qualche riga per eventuali commenti personali riguardanti il fax. Le informazioni di contatto possono includere nomi di persone e aziende, nomi di reparti, indirizzi, indirizzi e-mail e numeri di telefono. La lettera di presentazione dovrebbe essere di facile lettura in modo che il destinatario possa trovare rapidamente informazioni su di essa.
Evita di inviare fax con grafica, se possibile. Impiegano troppo tempo per l'invio e la ricezione e sprecano molto inchiostro. Inoltre, generalmente non vengono visualizzati molto bene sui fax a causa della stampa di scarsa qualità.
