Come compilare un foglio fax di copertina

Rispetto all'invio di fax, l'invio di e-mail è un metodo più conveniente per ottenere informazioni da un punto all'altro. Ma non dovresti ancora eliminare gradualmente il fax come strumento essenziale per l'ufficio. Certo, c'è la macchina occasionale inceppata, il segnale di occupato e la pagina mancante, ma vale la pena usare i fax e hanno dei vantaggi: è possibile inviare documenti più grandi, alcune persone li vedono come una forma più professionale di comunicazione aziendale e le firme firmate sui fax sono legittime .

Scrivi il nome del destinatario e del mittente del fax nelle sezioni A e Da della copertina del fax.

Scrivi i tuoi numeri di telefono e fax negli appositi numeri di Fax e Telefono. campi. Ciò è utile nel caso in cui il destinatario debba richiamare o inviare un fax.

Inserire il numero totale di pagine incluse nel fax, inclusa la copertina nel Total no. di pagine o n. sezione della copertina. Questo dice al destinatario quante pagine devono aspettarsi di ricevere nel fax.

Scrivi da una a tre parole che descrivano lo scopo del fax nella sezione RE della copertina. Includere un numero di riferimento, se applicabile.

Compila la casella appropriata o cerchia la descrizione della parola appropriata indicando l'urgenza del fax o la tua richiesta di risposta da parte del destinatario.

La maggior parte dei fax include descrittori di risposta, come: Per revisione (nessuna azione richiesta), Commento (risposta richiesta), Urgente (gestire immediatamente), Riservato (solo per determinati occhi) o Rispondi (risposta richiesta).

Scrivi eventuali note o istruzioni aggiuntive che desideri che il destinatario legga o di cui sia a conoscenza nella sezione inferiore vuota (Commenti) della copertina del fax.

Inserisci la data di invio del fax nella parte superiore del foglio, dopo aver esaminato il fax e assicurato che tutte le sezioni pertinenti della copertina siano complete.