Come creare copertine fax gratuitamente

I fax sono documenti chiave in molti settori perché forniscono un facsimile legale di una firma. Ad esempio, servono come documentazione legale nel settore dell'import-export, dove le parti si trovano spesso a migliaia di chilometri di distanza. Un aspetto negativo dei fax è che possono facilmente perdersi o essere inviati al posto sbagliato a meno che non forniscano istruzioni specifiche ai destinatari. È qui che entra in gioco una copertina fax. Le copertine fax possono variare da istruzioni scritte a mano su un foglio bianco a moduli progettati professionalmente completi di logo aziendale, spazi dettagliati per nomi, numeri di telefono, caselle di controllo per i dettagli di base e un luogo per scrivere istruzioni. Creare gratuitamente la copertina del tuo fax è un processo semplice.

Fonti gratuite di copertine fax

Controlla il tuo software di elaborazione testi per vedere se ha modelli gratuiti di copertine fax, che possono essere trovati cercando modelli nel tuo computer. Ad esempio, Microsoft Word fornisce modelli (vedi Risorse). I modelli Microsoft, una volta aperti, possono essere salvati sul tuo computer se utilizzi Microsoft Word.

Crea la tua copertina del fax utilizzando il tuo programma di elaborazione testi e seguendo un formato di base.

Scrivi a mano la tua copertina del fax se non hai un computer a portata di mano. Questo porta a termine il lavoro, ma non ha l'appeal professionale di una copertina progettata digitalmente.

Formato di una copertina fax

Metti la parola "Fax" o "Copertina trasmissione fax" a caratteri grandi nella parte superiore del foglio. Questo lo identifica come il foglio di copertina, separato dal documento che stai inviando.

Giustifica ha lasciato le seguenti intestazioni in questo ordine, saltando una riga tra ciascuna: "Data:", "Da:", "Telefono mittente:" e "Numero fax di ritorno:" Questi identificano l'origine del fax in modo che possa essere facilmente individuato se il destinatario lo sta aspettando. Contengono inoltre le necessarie informazioni di contatto del mittente.

Salta due o tre righe e continua con queste intestazioni: "A:", "Numero di fax:" e "Numero di telefono:" L'identificazione del destinatario garantisce che il fax arrivi alla destinazione corretta. L'inserimento del numero di fax del destinatario facilita la digitazione del numero corretto nell'apparecchio fax senza portare con sé appunti. Avere il numero di telefono del destinatario consente al mittente di effettuare una chiamata rapida per confermare che il fax è stato ricevuto o se è danneggiato nella trasmissione.

Salta un paio di righe e aggiungi un'intestazione che dice "Numero di pagine inclusa la copertina:" Affermare che il numero di pagine include la copertina elimina la confusione.

Salta due o tre righe ed elenca l'intestazione "Oggetto:" Qui è dove il mittente può spiegare brevemente il documento allegato.

Metti l'intestazione "Note:" sotto "Oggetto" in modo che il mittente possa scrivere istruzioni come "Consegna immediatamente alla signora Jones" o "Chiamami quando lo ricevi" o "Controlla, firma e invia il fax".

Suggerimenti

La chiarezza è la qualità più importante di una copertina fax. In grassetto le intestazioni se stai creando il foglio in un programma di elaborazione testi. Se stai scrivendo a mano il foglio, stampalo in modo chiaro e sottolinea i titoli.