Vantaggi e svantaggi del fax tramite e-mail

Prima che la posta elettronica diventasse popolare, le trasmissioni fax rappresentavano l'unico modo per inviare rapidamente comunicazioni scritte. Potrebbero fornire documenti e stampe in pochi minuti per centinaia o migliaia di miglia. Poiché l'e-mail è diventata ampiamente utilizzata, alcune aziende hanno completamente abbandonato i fax. Tuttavia, i fax presentano alcuni vantaggi rispetto alla comunicazione e-mail.

Problemi di carta Paper

Poiché le trasmissioni fax utilizzano la carta e la posta elettronica no, i problemi con la carta mettono in svantaggio la comunicazione fax. Come le stampanti, i fax possono subire inceppamenti della carta. A differenza delle stampanti, questi inceppamenti della carta possono verificarsi in una delle due macchine necessarie per completare una trasmissione fax. Il documento originale può incepparsi nel fax mittente, rendendo il documento inutilizzabile se l'inceppamento è abbastanza grave. Sul lato ricevente, la carta su cui viene stampata può incepparsi nel fax, interrompendo l'intero processo. La macchina ricevente potrebbe anche esaurire la carta e l'utente potrebbe non rendersi conto che la carta è andata per un po' di tempo. Questo ritardo potrebbe causare la mancata risposta di comunicazioni urgenti per ore o addirittura giorni.

Processo in un solo passaggio

Uno dei maggiori punti di forza delle trasmissioni fax si verifica quando una persona ha a che fare con un documento firmato o un documento che esiste solo in copia cartacea. Se quella persona desidera inviare il documento tramite e-mail, deve eseguire l'immagine del documento con uno scanner o una stampante multifunzione. L'utente deve quindi modificare l'immagine scansionata prima di scegliere un punto sul disco rigido del computer per salvare il documento scansionato. Quando la persona invia l'e-mail, il file di scansione deve essere allegato all'e-mail. Al contrario, una persona che utilizza un fax inserisce semplicemente il documento nella macchina e preme alcuni tasti per inviarlo al destinatario.

La modifica

I documenti inviati via e-mail possono essere modificati da un utente, mentre i documenti inviati via fax no. Nelle situazioni in cui le due parti stanno collaborando a un progetto, la possibilità di modificare il documento aiuta a facilitare tale collaborazione, offrendo a entrambi gli utenti la facilità di apportare modifiche rapidamente. Se le due parti sono impegnate in una relazione in contraddittorio, una trasmissione via fax può essere più attraente. La natura del documento fax cartaceo rende più difficile alterare il documento per diffamare o manipolare l'altra parte.

Combinazione

Molti computer e stampanti oggi possono inviare sia fax che e-mail. Ciò significa che i file digitali possono essere inviati da un computer a un fax, dove vengono consegnati come documento cartaceo. Questi computer e stampanti possono anche ricevere trasmissioni fax da macchine fax, offrendo i vantaggi sia del fax che della posta elettronica.