Etichetta del fax

Per molte aziende, l'invio e la ricezione di fax sono all'ordine del giorno. L'invio di fax è così comune che è facile scivolare in una comunicazione casuale. Seguire alcuni semplici passaggi ti aiuterà a mantenere i tuoi fax dall'aspetto professionale. Seguendo la corretta etichetta del fax, la tua azienda mantenga la reputazione professionale che hai costruito con tanto impegno.

Invio di fax

Ricorda sempre che l'invio di documenti via fax è un processo aziendale. Pertanto, tieni a mente queste linee guida di base:

Includi sempre una pagina di copertina, priva di qualsiasi informazione o grafica non necessaria. Includi sulla copertina il tuo nome e le informazioni di contatto, il numero di pagine (inclusa la copertina del fax), il destinatario previsto e qualsiasi altra informazione pertinente. Ricorda, il destinatario del fax potrebbe non essere l'unico a vedere il documento, quindi assicurati di mantenere la copertina del fax professionale.
Dopo aver trasmesso il fax, effettuare una chiamata di follow-up al destinatario. Ciò non richiede una discussione approfondita su ciò che il fax conteneva. Stai semplicemente confermando che il fax è stato ricevuto. È appropriato in questa conversazione far sapere alla persona che è libera di chiamarti con qualsiasi domanda di follow-up ai materiali inviati via fax a loro piacimento.
Usa discrezione quando invii via fax informazioni sensibili o riservate. Se stai inviando informazioni di natura personale, chiama in anticipo per far sapere alla persona che stai inviando il fax in anticipo. Un modo per evitare questo tipo di problema è utilizzare un servizio di fax online. Questi servizi inviano fax direttamente a un personal computer.
Sii cauto con l'invio di materiale non richiesto. Tutti coloro che lavorano in un ufficio sanno quanto possano essere fastidiosi quegli annunci per l'assicurazione sanitaria a basso costo e i viaggi scontati alle Hawaii. Se invii fax non richiesti ai tuoi clienti, fallo solo nelle rare occasioni in cui è giustificato. Se ricevi una richiesta da un destinatario che chiede di non ricevere tali fax, rispetta i suoi desideri e rimuovili dalla tua lista.

Ricezione di fax

Come per l'invio di fax, esistono regole di etichetta anche per la ricezione di fax:

Rispettare la privacy dei fax riservati ricevuti. Non condividere informazioni personali con i tuoi colleghi che erano destinate esclusivamente alla tua visualizzazione.
Non lasciare fax sensibili in giro dove altri potrebbero vederli. Tratta i fax come faresti con qualsiasi altro documento riservato.
Se ricevi un fax per errore, avvisa il mittente chiamandolo. Di solito, viene richiesto di distruggere tutti i fax ricevuti per errore.