Procedure di controllo dei documenti per l'ingegneria

Il controllo dei documenti è di fondamentale importanza in un ambiente ingegneristico. Ciò vale in particolare per i reparti che hanno bisogno di archiviare documenti relativi ai metodi coinvolti nelle loro procedure. Dal reparto che deve disporre di una procedura per le nuove assunzioni, al processo finale di produzione, è necessario disporre di un mezzo per controllare la creazione, la revisione, la qualità e l'aggiornamento di questi documenti.

Varie forme di controllo dei documenti

A seconda del tipo di ingegneria intrapresa, la quantità e lo stile di controllo varieranno considerevolmente. Ad esempio, per l'ingegneria del software potrebbero esserci meno disegni meccanici ma forse più diagrammi di processo. In ogni caso, ci deve essere una struttura per il processo.

Vanno seguite alcune premesse di base. In primo luogo, i documenti sono originati da un dipartimento di emissione. Sono utilizzati principalmente da quel dipartimento e altri dipartimenti potrebbero avere un input nel processo. Ma il controllo generale dovrebbe essere assunto dal dipartimento di emissione.

Successivamente, un gruppo di scrittori dovrebbe creare una serie di documenti. I documenti devono essere rivisti e quindi deve essere costituito un team di revisori che hanno l'autorità di rivedere e hanno la conoscenza del soggetto per apportare correzioni e infine approvare ogni fase.

Procedure operative standard

Le SOP (procedure operative standard) esistono in tutte le organizzazioni per formalizzare le procedure per tutti gli aspetti del lavoro che viene svolto. È importante acquisire le procedure operative per tutte le aree dell'organizzazione. Dalle procedure per l'assunzione di nuovo personale alle procedure per operazioni specifiche in un'azienda manifatturiera, ogni procedura è importante.

Naturalmente, un dipartimento dovrebbe essere in grado di identificare rapidamente una SOP specifica per una procedura specifica. Deve essere facile da individuare e deve essere archiviato in modo sicuro e non può essere modificato se non in un processo di controllo documentale formalizzato. Tutti gli aggiornamenti devono essere chiaramente registrati nella posizione appropriata e dovrebbe essere chiaro chi ha apportato la modifica, il motivo e la data e l'ora in cui è stata eseguita.

I meccanismi del controllo dei documenti

Verrà creato un documento da una serie di appunti presi durante l'intervista a una PMI (esperto in materia) e tradotto in una forma leggibile da un redattore tecnico. Il documento verrà quindi inviato per la revisione, dove verrà misurato rispetto a una serie di linee guida standard per la creazione di questo tipo di documento. Nel corso della creazione di un documento come questo, passerà attraverso molte persone diverse che inseriranno il loro punto di vista unico nel processo. Infine, il documento raggiungerà l'approvazione e sarà archiviato in un archivio di documenti dove chiunque abbia bisogno di accedervi potrà visualizzarlo.

In qualsiasi momento potrebbe essere necessario un aggiornamento del documento. In tal caso, un controllo efficace dei documenti catturerà eventuali modifiche, i motivi (ad esempio, un aggiornamento del firmware) e la persona che ha apportato le modifiche. Infine, tutti i documenti dovrebbero essere soggetti a controllo di qualità; questo sarà un ulteriore passaggio volto a mantenere alto il livello in modo che lo standard dei documenti non scenda mai al di sotto di un certo livello prescritto.