Come programmare un fax

La programmazione del nuovo apparecchio fax garantisce che il numero di telefono, la ragione sociale, la data e l'ora siano inclusi in ogni documento inviato tramite fax. Queste informazioni possono essere preziose per la tua azienda se stai inviando via fax preventivi ai clienti con limiti di tempo per l'accettazione. Naturalmente, includere queste informazioni su ogni fax rende anche i tuoi documenti e, in definitiva, la tua attività più professionale. I clienti esperti di Internet si aspettano informazioni rapidamente. Pertanto, l'utilizzo di un fax per finalizzare rapidamente le transazioni può aumentare la base di clienti.

Premi il pulsante sull'apparecchio fax che dice "Imposta".

Utilizzare il tasto freccia che punta a destra per andare all'opzione che si desidera programmare. Le opzioni sono numerate.

Scegli l'opzione per "Impostazione fax di base". Scegli questo premendo il pulsante "OK" quando arrivi a quell'opzione usando il tasto freccia destra. Alla data e all'ora premere nuovamente "OK".

Inserisci la data e l'ora di oggi. Utilizzare i tasti freccia per spostarsi a destra oa sinistra, quindi utilizzare il tastierino numerico per inserire ciascun numero corretto. Dopo aver inserito la data e l'ora corrette, premere "OK". Lo schermo potrebbe tornare alla modalità Pronta.

Ripetere i passaggi precedenti per tornare a "Impostazione fax di base". Utilizzare il tasto freccia per accedere al passaggio successivo della programmazione, "Intestazione fax". Premi di nuovo il pulsante "OK". Utilizzare la tastiera per inserire il nome dell'azienda che si desidera venga visualizzato su ciascun fax. Quando hai finito premi "OK", ti verrà chiesto di inserire il tuo numero di fax. Utilizzare la tastiera per inserire il proprio numero di fax, quindi premere "OK".

Ripetere i passaggi per tornare a "Impostazione fax di base". Questa volta scegli Squilli per rispondere e premi "OK". Se stai utilizzando una linea dedicata al solo facsimile, scegli “1” squillo. Se lo stai usando anche per una linea telefonica, probabilmente vorrai aumentare il numero di squilli. Scegli il tuo numero e premi "OK".

Guarda le altre opzioni che si trovano in "Impostazione fax di base" per verificare se è necessario modificarle. Includono "Formato carta fax", programmalo se non si utilizza carta normale da 8,5x11 pollici. "Composizione a toni o impulsi" se si utilizza ancora il polso, sarà necessario modificare questa opzione. "Volume squilli e segnali acustici" se noti che il suono disturba il tuo lavoro oi tuoi clienti, cambia questa opzione.Se stai andando fuori città e vuoi che i tuoi fax vengano inoltrati da qualche parte, usa l'opzione "Inoltro fax".

Suggerimenti

Altre opzioni che non devono essere programmate ma che potrebbero essere utili sono la composizione rapida. Se si inviano spesso fax agli stessi numeri, potrebbe essere necessario inserirli nella selezione rapida. Le opzioni di configurazione avanzata includono scelte per il pattern di suoneria, opzioni di ricomposizione e opzioni di riduzione. Questi non devono essere programmati a meno che la tua azienda non abbia bisogno di queste opzioni.