Come creare un foglio di calcolo per l'inventario

Un inventario è più di un semplice elenco di elementi: include anche informazioni di accompagnamento. Ad esempio, un inventario potrebbe includere il nome di un articolo, il numero di modello, la descrizione e il numero di serie. Le etichette dei dati incluse nell'inventario cambieranno a seconda del suo scopo, ma il concetto è sempre lo stesso. Inoltre, utilizzando Excel 2010, puoi anche collegare il tuo foglio di calcolo a un elenco Sharepoint per ricevere aggiornamenti automatici del tuo inventario per l'analisi utilizzando le funzioni di Excel.

Apri il tuo software. Se hai bisogno di aggiornamenti automatici con SharePoint, usa Excel 2010. Se stai creando un elenco semplice per scopi assicurativi, usa un programma di elaborazione testi con tabelle o un programma per fogli di calcolo.

Determina le etichette dati da includere nel foglio di calcolo dell'inventario. Se stai facendo un inventario domestico, ad esempio, includi "Valore" come intestazione di colonna, oltre a etichette come "Articolo" e "Numero di serie". Per un inventario al dettaglio, crea intestazioni come "Costo all'ingrosso" e "Prezzo al dettaglio".

Inserisci le intestazioni delle colonne nella prima riga della tabella. Imposta la prima colonna come indice, o identificatore univoco, delle informazioni per quella riga. Ad esempio, uno SKU per l'inventario aziendale o il nome di un articolo per l'uso domestico.

Inserisci i dati nelle righe e nelle colonne. Ogni elemento in una riga fornisce ulteriori informazioni relative al suo indice. In un inventario al dettaglio, ad esempio, inserisci il prezzo al dettaglio, il costo all'ingrosso e la descrizione dell'articolo per lo stesso SKU. Per un inventario domestico, inserisci le informazioni che definiscono ulteriormente l'articolo, come dimensione, valore e costo.

Mantieni il tuo inventario manualmente aggiungendo oggetti quando vengono acquistati o acquisiti in altro modo ed eliminando gli oggetti quando vengono venduti o rimossi in altro modo.

Aggiorna automaticamente il tuo inventario utilizzando SharePoint. Gli elenchi di SharePoint aggiornano automaticamente i fogli di calcolo di Excel purché si disponga dell'autorizzazione di lettura per l'elenco di SharePoint. In SharePoint, seleziona l'opzione "Esporta in foglio di calcolo" dalla scheda Elenco, nel gruppo Connetti ed esporta. Seleziona "Scarica file", "Apri" e poi "Abilita" per sincronizzare i dati con il computer. In Excel, seleziona "Aggiorna" nel gruppo Dati tabella esterna nella scheda Progettazione per visualizzare le informazioni aggiornate.

Avvertenze

Gli aggiornamenti di SharePoint vengono inviati solo al foglio di calcolo; gli aggiornamenti non rifletteranno le modifiche apportate al foglio di calcolo stesso.