Come creare un foglio di copertina del fax riservato
Non saresti il primo professionista a riflettere su come gestire al meglio una trasmissione di fax confidenziale. Etichettalo come "riservato" e potresti inconsapevolmente invitare la curiosità e l'invasione della privacy di qualcuno. Salta e le conseguenze potrebbero essere anche peggiori. Affronta entrambe le questioni etichettando in modo ben visibile il tuo fax come "riservato" sulla copertina del fax. Quindi inserisci alcuni denti nell'avviso di distrazione scrivendo un messaggio riservato a piè di pagina in fondo al foglio.
Crea un nuovo documento nel tuo programma di elaborazione testi con margini di 1 pollice. Inserisci il logo della tua attività, se applicabile, nella parte superiore della pagina.
Centrare la parola "Riservato" in grassetto nella parte superiore della pagina. Metti in maiuscolo le lettere per dare enfasi. Sotto e al centro, posizionare le parole "Fax", "Copertina fax" o "Trasmissione fax" per un rapido riconoscimento.
Scrivi "Data:" "Ora:" e "Numero di pagine, inclusa la copertina:" sul lato sinistro della copertina. Spazio due volte e scrivere "Destinatario:" "Numero di fax:" e "Numero di telefono:" su righe separate. Spazio di nuovo due volte e scrivere: "Mittente:" "Numero di fax:" e "Numero di telefono:" su righe separate. Includere fax e numeri di telefono è un modo intelligente per coprire le tue basi, soprattutto se il fax viene perso, smarrito o non arriva mai. Se un numero non è corretto o vengono trasposti due numeri, è possibile correggere l'errore nelle future trasmissioni fax.
Personalizza la copertina del tuo fax con una sezione adatta alle tue esigenze aziendali. Ad esempio, se invii regolarmente fax alla stessa persona o reparto, puoi creare una casella con il titolo "Informazioni di instradamento" o "Passaggi successivi". Oppure, mantieni aperte le tue opzioni creando una sezione "Commenti" in modo da poter scrivere a mano una nota o istruzioni, come "Per favore chiamami immediatamente per verificare la ricezione di questo fax".
Scrivi un messaggio a piè di pagina in fondo alla copertina del fax. Simile a un avviso confidenziale che vedi su alcune e-mail, questo messaggio dovrebbe comunicare che il fax: è confidenziale; è destinato solo al destinatario; e contiene informazioni la cui "divulgazione, copia, utilizzo o distribuzione" è vietata. Dovrebbe anche richiedere che il mittente sia informato di una ricevuta errata - un altro buon motivo per fornire un numero di telefono nella parte superiore di una copertina del fax.
