Come importare fogli di calcolo Excel in Access

Molti utenti di fogli di calcolo sfruttano le funzionalità del database in Microsoft Excel quando lavorano con i dati del foglio di calcolo. Semplici funzioni di ricerca, ordinamento e filtro sono disponibili utilizzando il menu "Dati" all'interno di Excel. Microsoft Access è un database relazionale completo, compatibile con Microsoft Excel. L'importazione dei dati del foglio di calcolo Excel in Microsoft Access offre numerosi vantaggi, tra cui un migliore inserimento dei dati, l'accesso multiutente e opzioni di reporting avanzate. Le etichette dei dati delle colonne di Excel vengono convertite in nomi di campi, i dati delle colonne vengono convertiti in campi e ogni riga viene convertita in un record durante il processo di importazione.

Passo 1

Salva i dati del foglio di calcolo in Excel utilizzando il menu "File", "Salva". Sebbene Access riconosca una gamma di formati alternativi, inclusi dBASE e testo delimitato, è meglio utilizzare il formato Excel nativo per il file salvato. Access è configurato per importare direttamente i file Excel e fornisce opzioni per continuare a lavorare con i dati in entrambi i prodotti dopo il processo di importazione.

Passo 2

Avvia Microsoft Access e apri il database in cui desideri importare i dati di Excel. Puoi creare un nuovo database vuoto in Access facendo clic su "File", "Nuovo" e selezionando l'opzione "Database vuoto". Fornisci un nome per il file quando richiesto. Fare clic su "File", "Ottieni dati esterni", "Importa" e selezionare il formato Excel. Individua la sottodirectory del foglio di calcolo e importa il foglio di calcolo in Microsoft Access. Se stai utilizzando la versione 7 di Microsoft Access, puoi anche fare clic sulla scheda "Dati esterni" nella parte superiore dello schermo e selezionare "Excel" come formato per importare i dati del foglio di calcolo. Puoi aggiungere i dati a una tabella esistente o creare una nuova tabella per i dati del foglio di calcolo Excel.

Passaggio 3

Seleziona il foglio di lavoro o l'intervallo che desideri importare dalla procedura guidata di importazione e fai clic su "Avanti". Seleziona le intestazioni di colonna di Excel che desideri importare come nomi di campo e verifica di voler creare una nuova tabella o aggiungere dati a una tabella esistente. Fare clic su "Avanti" per continuare. È possibile modificare i nomi dei campi, saltare i campi che non si desidera importare e selezionare le opzioni di indicizzazione, inclusa una chiave primaria per ordinare i dati del foglio di calcolo in Access. Fai clic su "Fine" quando sei soddisfatto delle tue selezioni.

Esaminare i risultati della procedura guidata Analizzatore tabelle per verificare la struttura delle tabelle del database che Access ha creato dal foglio di lavoro di Excel. La procedura guidata dividerà le tabelle contenenti informazioni duplicate in tabelle separate in modo che ogni categoria di dati venga archiviata una sola volta. Verificare il posizionamento dei campi all'interno delle tabelle, selezionare la chiave primaria utilizzata per l'ordinamento e correggere eventuali errori tipografici prima di completare il processo di importazione.