Come archiviare file PDF PDF

Poiché i formati di record elettronici cambiano così rapidamente e i formati di file possono essere aperti solo da determinati programmi, c'è stata una riluttanza a fare affidamento su programmi software proprietari per archiviare documenti elettronici. Sebbene il formato PDF sia stato inventato da Adobe, le specifiche per la lettura e la modifica di un documento PDF sono disponibili per sviluppatori di terze parti e gli utenti non devono fare affidamento su Adobe per aprire i documenti. Per questo motivo, gli archivisti hanno iniziato a fare affidamento sul formato file PDF/A per l'archiviazione dei record elettronici.

Passo 1

Comprendi la differenza tra un normale PDF e un PDF/A. Secondo l'International Organization for Standardization, PDF/A è un formato di file basato su PDF, che "fornisce un meccanismo per rappresentare documenti elettronici in modo tale da preservarne l'aspetto visivo nel tempo, indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per creare, archiviare o il rendering dei file." Un file PDF/A è un PDF permanente formattato in modo da poter essere recuperato nella stessa forma per un lungo periodo di tempo.

Passo 2

Apri il documento PDF che desideri archiviare in Adobe Acrobat 8.0 o versioni successive o in un editor di origine di terze parti. Vedi Risorse 1 per un elenco completo di software per la creazione di PDF.

Passaggio 3

Rivedere quali elementi sono nel PDF. Affinché un PDF sia compatibile con il formato PDF/A, deve essere contenuto al 100%, il che significa che non sono necessari elementi esterni per la visualizzazione del documento. Caratteri, immagini, grafica e colore devono essere incorporati nel documento. In Adobe Distiller, fai clic su Impostazioni nella parte superiore della barra dei menu e seleziona Modifica impostazioni PDF. Qui avrai la possibilità di incorporare immagini e colori dei caratteri. Gli elementi video e audio non possono essere inclusi nel PDF/A.

Passaggio 4

Inserisci i metadati nel documento in modo che sia ricercabile. I metadati PDF includono le parole chiave, la versione del PDF utilizzata e il nome del programma che ha creato il documento PDF. Per inserire i metadati in Adobe Acrobat, fare clic su Avanzate nella barra degli strumenti in alto. Dal menu a discesa, fai clic su Metadati del documento.

Salva il documento in un archivio. Un archivio può essere un server esterno sicuro, un disco rigido o un DVD dorato. Il supporto su cui decidi di archiviare il tuo PDF d'archivio dipenderà da ciò che è più sicuro nel tuo ufficio o casa.