Come indirizzare un'e-mail formale

Prestare attenzione nell'indirizzare un'e-mail formale. Mentre sei coinvolto in una conversazione telefonica, puoi scegliere al momento cosa vorresti dire dopo - e come rispondere a un corrispondente - i messaggi di posta elettronica vengono inviati istantaneamente all'altra persona in forma completa. Le e-mail formali richiedono chiarezza, precisione e sintassi eccezionale. La creazione di messaggi di posta elettronica adeguati presenta un'immagine professionale e garantisce che le tue comunicazioni siano di prim'ordine.

Passo 1

Inizia l'e-mail con un saluto formale. Saluta i singoli corrispondenti come "Mr." o "Signora." -- ma ricontrolla il sesso del corrispondente se ha un nome ambiguo. Evita di chiamare una donna "Signorina" o "Signora", poiché questi attributi hanno connotazioni più specifiche, nessuna delle quali può riferirsi al tuo corrispondente. Inizia un'e-mail con "Caro Terry", ad esempio, se non sei sicuro del sesso del corrispondente. Rivolgiti a un gruppo di persone con "Cari capisquadra", ad esempio.

Passo 2

Stabilisci subito una connessione con il corrispondente. Inizia il corpo dell'e-mail dichiarando chi sei, se necessario, e come conosci il corrispondente. Continua spiegando perché stai comunicando con la persona e perché la tua corrispondenza è importante. Mantieni tutte le email formali mirate e concise. Rimani sempre in tema e mostra una grammatica e una sintassi impeccabili.

Passaggio 3

Termina l'e-mail con "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o un altro saluto della firma prima di scrivere il tuo nome. Includi le tue informazioni di contatto sotto il tuo nome: indirizzo postale, numero di telefono diretto, numero di fax, indirizzo e-mail e URL del sito web.

Ricontrolla l'ortografia di tutti i nomi e la grammatica prima di inviare l'e-mail. Crea un titolo breve e incisivo per la riga dell'oggetto, assicurandoti che sia direttamente correlato al contenuto dell'e-mail. "Dublin Park Project Update", ad esempio, è un titolo forte e semplice che consente al corrispondente di sapere che il contenuto si riferisce a nuove informazioni su un'impresa specifica.