Vantaggi e svantaggi del sistema di gestione dei documenti

I sistemi di gestione dei documenti sono sistemi elettronici progettati per gestire, archiviare, distribuire e archiviare documenti. Questi sistemi sono comuni nelle aziende e nei sistemi educativi e fungono da schedari digitali. I sistemi di gestione dei documenti sono noti anche come "sistemi di gestione dei contenuti" in quanto possono archiviare audio, video e altri tipi di media oltre ai documenti.

Spazio fisico

I sistemi di gestione dei documenti spesso archiviano le informazioni su server o altri potenti sistemi informatici. Questi spazi di archiviazione elettronici spesso occupano meno spazio rispetto alla loro controparte fisica.

Archiviazione Digitale

I sistemi di gestione documentale consentono l'archiviazione dei documenti stessi e anche delle versioni precedenti. Ciò può aiutare a tenere traccia delle revisioni nel tempo e offre un ulteriore vantaggio di poter ripristinare i documenti precedenti. Tuttavia, se queste informazioni non sono organizzate e archiviate correttamente, potrebbero esserci troppi documenti e versioni disponibili, causando così un problema di sovraccarico di informazioni per gli utenti.

Posizione centralizzata

I sistemi di gestione dei documenti sono una posizione di archiviazione centralizzata in cui molti utenti possono accedere al documento più aggiornato e aggiornato da un'unica posizione centrale. Questo facile accesso ai documenti supporta la collaborazione tra molti utenti. La posizione centralizzata dei documenti favorisce inoltre la facile distribuzione dei documenti agli utenti. Tuttavia, l'archiviazione elettronica di documenti digitali in un'unica posizione può comportare un rischio aggiuntivo per la sicurezza, a meno che non venga aggiunta una protezione aggiuntiva per proteggere il sistema elettronico.

Strumenti di utilità aggiuntivi

L'archiviazione e la gestione elettronica dei documenti all'interno di un sistema di gestione elettronica dei documenti consente agli strumenti di utilità di fornire funzionalità aggiuntive che non erano disponibili nella loro controparte fisica. La ricerca nei documenti elettronici è più semplice che la ricerca manuale di ogni documento. Tuttavia, molti di questi strumenti potrebbero non essere necessari e potrebbero avere un costo superiore al valore per le aziende.